Compliance

Ci prefissiamo obiettivi elevati, agiamo in modo responsabile, manteniamo la parola data e ci atteniamo alle regole.

La compliance è una responsabilità condivisa. Ogni collaboratore contribuisce personalmente al rispetto delle regole e promuove l’integrità attraverso il proprio impegno, al fine di garantire un comportamento etico in tutte le aree dell’azienda.

A tale riguardo, i dirigenti hanno una responsabilità particolare. Garantire la conformità alle norme interne ed esterne è un compito fondamentale per tutti i dirigenti di RUAG. L’atteggiamento e il comportamento dei superiori e le misure da loro adottate definiscono il tono della condotta e della cultura in RUAG.

COMPLIANCE MANAGEMENT SYSTEM (CMS)

Il Compliance Management System (CMS) del Gruppo costituisce un quadro generale per individuare, valutare, mitigare e monitorare attivamente i rischi di compliance e garantire il rispetto delle norme all’interno del Gruppo. Il Head of Compliance è responsabile della progettazione e dell’adozione delle misure necessarie per garantire la conformità al CMS.

L’Audit and Risk Committee e il Consiglio di amministrazione mantengono la supervisione generale del programma di compliance. Gli aggiornamenti periodici sulla compliance consentono a questi organismi di valutare l’efficacia delle iniziative di compliance e delle relative misure implementate. Ciò avviene tenendo conto dei risultati delle verifiche condotte da revisori interni ed esterni, in modo da garantire l’attuazione dei necessari adeguamenti dei programmi. All’azionista vengono fornite informazioni sintetiche sulle tematiche di compliance nelle relazioni e nelle riunioni trimestrali, nonché nella relazione annuale.

Il nostro Compliance Management System (CMS) si basa sui principi di prevenzione, rilevamento e reazione. L’individuazione precoce dei rischi di compliance, corsi di formazione pratica e direttive chiare aiutano a prevenire comportamenti scorretti. Indagini interne e un sistema di whistleblowing aiutano a identificare le violazioni, mentre controlli regolari garantiscono la conformità alle normative. Le segnalazioni vengono trattate in modo confidenziale e in conformità con le direttive del Gruppo, laddove sanzioni vengono comminate in caso di violazioni e gli audit contribuiscono al miglioramento dei processi.

L’efficacia del programma di compliance viene esaminata mediante misure di formazione periodica, sondaggi tra i dipendenti, audit e verifiche interne ed esterne, e adeguata se necessario.

Codice di condotta

Il Codice di condotta è il nostro corpus normativo vincolante, che trova applicazione nei confronti di tutti i collaboratori e stabilisce valori e principi chiari. Esso ci obbliga a mantenere un comportamento conforme alla legge, sia internamente sia nei rapporti con clienti, partner commerciali, fornitori, società, politica, autorità e il nostro azionista, la Confederazione Svizzera. Un comportamento è consentito solo se conforme alle leggi vigenti e compatibile con il nostro Codice di condotta.

Il Codice di condotta, nella sua formulazione di volta in volta in vigore, costituisce parte integrante di ogni contratto di lavoro ed è disponibile in tutte le lingue dell’azienda.

Codice di condotta per partner commerciali

RUAG, in quanto Gruppo operante a livello internazionale, si impegna a condurre le proprie attività in modo etico, legalmente corretto e socialmente responsabile. RUAG si aspetta un comportamento corretto anche dai suoi partner commerciali, compresi clienti, fornitori e prestatori di servizi. Per concretizzare queste aspettative, RUAG definisce alcuni standard minimi che vengono resi noti ai suoi partner commerciali. Il Codice di condotta per partner commerciali costituisce parte integrante dei contratti con terzi ed è vincolante. Il documento è disponibile nell’area di download.

Direttive e processi

Tutte le regole di condotta e i processi vincolanti sono fissati nelle corrispondenti normative (direttive, regolamenti, documenti di supporto) del Gruppo. I requisiti formali delle corrispondenti normative sono disciplinati e documentati per iscritto. Le normative del Gruppo vengono monitorate formalmente a cadenza regolare e non devono essere in contraddizione o in concorrenza tra loro.

Lotta alla corruzione attiva e passiva

RUAG persegue un approccio a tolleranza zero nei confronti della corruzione rifiutando rigorosamente ogni sua forma o altro comportamento corrotto.

Omaggi e gratifiche possono essere dati, ricevuti od offerti solo nell’ambito della normale ospitalità aziendale e in conformità con le regole RUAG. RUAG non effettua erogazioni a partiti politici ed è vietato utilizzare erogazioni allo scopo di influenzare le decisioni. Erogazioni eccessive o inadeguate non sono ammesse. In particolare, sono vietati i pagamenti volti ad accelerare funzioni amministrative senza margine di discrezionalità (ad es. i Facilitation Payment).

Attuiamo il nostro impegno alla lotta alla corruzione adottando opportune precauzioni. Vi rientra, tra l’altro, l’impegno personale di ogni collaboratore e dei nostri partner contrattuali ad astenersi con coerenza da qualsiasi tipo di corruzione. Inoltre, formiamo i collaboratori e forniamo loro consulenza e assistenza, se necessario. In presenza di motivi rilevanti e concreti di sospetto, siamo pronti a rinunciare a un’operazione.

Evitare conflitti di interesse

I conflitti di interesse non rappresentano solo un rischio per RUAG come azienda, ma anche un potenziale rischio di corruzione. Poiché i collaboratori mantengono anche interessi e relazioni private, RUAG ha introdotto una direttiva che regola la gestione dei conflitti di interesse reali, potenziali o sospetti, al fine di evitare conseguenze negative sia per i collaboratori sia per l’azienda.

Oltre a descrivere i conflitti di interesse potenziali e concreti, la regolamentazione include anche un processo standardizzato per l’esame dei potenziali conflitti di interesse e per il monitoraggio dei conflitti di interesse identificati.

Tutti i collaboratori ricevono una formazione sui rischi specifici associati ai conflitti di interesse nell’ambito del programma di formazione sulla compliance.

Rapporti con terzi

Nella collaborazione con terzi sussiste un elevato rischio di corruzione. Pertanto è importante eseguire anticipatamente un controllo della compliance basato sul rischio. Ciò avviene con il supporto di un’applicazione basata sul web che include controlli automatici di compliance. Nell’ambito delle leggi applicabili, gli audit esterni possono essere effettuati anche da esperti indipendenti. Questo processo di due diligence viene ripetuto regolarmente, al massimo ogni tre anni, se il rapporto contrattuale rimane invariato.

RUAG lavora esclusivamente con agenti e intermediari selezionati e verificati e ha implementato un corpus normativo specifico per trattare con agenti, consulenti e rivenditori. I partner commerciali sono tenuti al rispetto del Codice di condotta RUAG. I reparti Acquisti delle rispettive società del Gruppo sono coinvolti nell’avvio di nuovi rapporti con i fornitori e sono responsabili dell’implementazione di processi e controlli. I terzi sono tenuti a presentare relazioni trimestrali sulle attività e a fornire informazioni su qualsiasi contatto tra un terzo e un partner commerciale.

Verificando regolarmente i nostri partner contrattuali, garantiamo che queste disposizioni siano parte integrante del rapporto contrattuale (fornitore-subappaltatore) lungo l’intera catena di fornitura.

Misure di formazione

RUAG attribuisce grande importanza al fatto che tutti i collaboratori siano a conoscenza delle norme interne e le attuino attivamente. Le norme pertinenti sono fornite in forma comprensibile e comunicate attraverso corsi di formazione mirati.

Tali corsi di formazione vengono tenuti appositamente in base ai livelli gerarchici, ai compiti e ai rischi associati. Essi vengono effettuati rivolgendosi personalmente ai collaboratori, ai quadri e al Consiglio di amministrazione. Inoltre, ove appropriato, viene offerta una formazione aggiuntiva a tutti i collaboratori tramite moduli di e-learning e piattaforme digitali.

L’efficacia e il contenuto del programma di formazione e comunicazione vengono costantemente rivisti e aggiornati attraverso feedback di workshop, colloqui personali, sondaggi tra i collaboratori, statistiche di e-learning, audit interni ed esterni e valutazioni di singoli casi.

Trade compliance

RUAG, in quanto azienda di proprietà della Confederazione Svizzera, è consapevole della propria responsabilità in quanto fornitore di applicazioni militari.

Ci atteniamo alle normative locali dei Paesi in cui operiamo e, indipendentemente dalla sede delle unità aziendali, alle norme svizzere sul controllo delle esportazioni, in particolare alla Legge federale sul materiale bellico (LAM), alla Legge sul controllo dei beni a duplice impiego (LBDI), alla Legge federale sull’applicazione di sanzioni internazionali, alla Legge sugli embarghi (Lemb), all’Ordinanza sull’esportazione e la mediazione di beni per la sorveglianza di Internet e delle comunicazioni mobili (OICoM) e alla Legge federale sulle prestazioni di sicurezza private fornite all’estero (LPSP).

Protezione dei dati

La fiducia è il nostro fondamento

In un mondo sempre più digitale, la protezione dei dati riveste un’importanza centrale. RUAG tratta la protezione dei dati personali con grande serietà. La protezione dei dati non riguarda solo la direzione dell’azienda, ma anche ogni singolo individuo, sia esso collaboratore, cliente o partner. RUAG riconosce che il trattamento dei dati personali richiede fiducia, e questa fiducia è il fondamento delle nostre relazioni.

La protezione dei dati è parte essenziale del mandato di compliance, che trattiamo con la massima priorità. Per garantire una gestione efficace della protezione dei dati, RUAG si avvale di coordinatori della protezione dei dati che operano nei rispettivi settori. Inoltre, tutti i collaboratori ricevono una formazione regolare in base alle loro esigenze, al fine di promuovere costantemente la consapevolezza e le competenze in materia di protezione dei dati. È stato inoltre nominato un consulente per la protezione dei dati, che si occupa della protezione dei dati in tutte le questioni.

Per RUAG è fondamentale che i dati personali siano protetti con la massima cura. È possibile creare un ambiente sicuro solo gestendo le informazioni in modo responsabile.

Zwei Personen vor einem Bildschirm mit Laptop und Tablet

CANALI DI SEGNALAZIONE E WHISTLEBLOWING

In linea con i nostri valori, tutti i collaboratori sono incoraggiati a segnalare immediatamente informazioni relative a violazioni del Codice di condotta o del diritto applicabile. Ci impegniamo per una cultura attiva dello «speak-up».

I collaboratori hanno la possibilità di segnalare inizialmente potenziali violazioni della compliance al proprio superiore, al responsabile delle Risorse Umane o a Compliance. I collaboratori e i terzi possono segnalare irregolarità e violazioni sospette od osservate tramite il nostro sistema di whistleblowing «Integrity Line», anche in forma anonima. Le segnalazioni vengono visionate ed elaborate esclusivamente dagli specialisti RUAG designati a tale scopo del team Compliance.

«Integrity Line» di RUAG

I collaboratori che comunicano in buona fede violazioni note o sospette vengono protetti da repressioni. Qualsiasi forma di repressione nei confronti dei collaboratori che denunciano violazioni secondo questi principi è una chiara e grave violazione del presente Codice di condotta e sarà adeguatamente sanzionata.

RUAG prende molto sul serio le segnalazioni di potenziali violazioni della compliance e indaga su ogni segnalazione, in particolare su quelle che riguardano prestatori di servizi, fornitori, agenti e loro subappaltatori incaricati. Le violazioni della compliance da parte dei partner contrattuali non saranno tollerate e potranno comportare l’immediata risoluzione della relazione commerciale.