Compliance
Für RUAG basieren Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Partnern auf Vertrauen, Integrität und gegenseitigem Respekt.
Das in uns gesetzte Vertrauen rechtfertigen wir jeden Tag:
Wir setzen uns hohe Ziele, handeln verantwortungsbewusst, stehen zu unserem Wort und befolgen die Regeln.
Der RUAG Verhaltenskodex hilft uns, die klaren Werte und Prinzipien zu pflegen, denen wir uns damit verpflichten – im Unternehmen selber wie auch gegenüber Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten, Gesellschaft, Politik, Behörden und nicht zuletzt gegenüber unserem Aktionär, der Schweizerischen Eidgenossenschaft. Ein Verhalten ist für RUAG also nur zulässig, wenn es nach den geltenden Gesetzen und Vorschriften erlaubt und mit diesem Verhaltenskodex vereinbar ist.
Gegen Bestechung und Korruption
Nulltoleranz für Korruption
RUAG verfolgt einen Ansatz der Nulltoleranz gegenüber Korruption und lehnt jegliche Form von Bestechung oder anderem korrupten Verhalten strikt ab. Eine Zuwendung muss immer legal, neutral, angemessen, verhältnismässig und transparent sein.
Geschenke und Bewirtungen oder andere Zuwendungen werden nur in gutem Glauben angeboten, gegeben oder empfangen und nur soweit dies nach der geschäftsüblichen Gastfreundschaft und nach RUAG-eigenen Regeln angebracht ist.
RUAG nimmt keine Parteispenden vor.
Es ist verboten, eine Zuwendung anzubieten, zu geben oder anzunehmen mit der Absicht oder der Wirkung, den Entscheidungsprozess eines Geschäftspartners oder eines Amtsträgers zu beeinflussen.
Ebenso werden keine Zuwendungen angenommen, die einen eigenen Entscheidungsprozess beeinflussen könnten.
Es werden keine wertmässig übertriebenen oder sonst unangemessenen Zuwendungen angeboten, gegeben oder angenommen.
Insbesondere ist es auch verboten, Amtsträgern Zuwendungen anzubieten oder zu geben für die Veranlassung oder Beschleunigung der Ausübung von routinemässigen Amtspflichten ohne Ermessensspielraum (Beschleunigungszahlungen, sog. Facilitation Payments). Ausnahmen sind möglich bei Gefahr für Leib oder Leben oder die persönliche Sicherheit.
Zuwendungen, deren Wert die in der RUAG-Konzernweisung Antikorruption definierten Schwellenwerte übersteigt, bedürfen der schriftlichen Genehmigung durch den zuständigen Compliance Officer.
Wir setzen unser Bekenntnis zur Vermeidung von Korruption mit geeigneten Vorkehrungen um. Dazu gehört unter anderem die persönliche Verpflichtung jedes Mitarbeitenden sowie unserer Vertragspartner, auf jede Art von Bestechung konsequent zu verzichten. So überprüfen wir fallweise unsere Vertragspartner und deren Verhalten. Zudem schulen wir Mitarbeitende und stehen ihnen bei Bedarf mit Rat und Tat zur Seite. Bei Vorliegen einschlägiger, konkreter Verdachtsmomente sind wir bereit, auf ein Geschäft zu verzichten.
Auszug aus dem Personalreglement
Erklärtes Ziel der RUAG ist es, dass sie sich in allen Bereichen ihrer unternehmerischen Tätigkeiten an die geltenden Gesetze und Vorschriften hält. Dies gilt insbesondere auch hinsichtlich des Verbots der Korruption.
Die Mitarbeitenden erklären sich mit folgenden Verhaltensvorschriften zur Vermeidung von Korruption einverstanden:
- Geld und geldwerte Geschenke nicht für unzulässige oder zweifelhafte Zwecke zu verwenden;
- Durch finanzielle oder sonstige Begünstigungen Dritter keine ungerechtfertigten Vorteile zu erlangen;
- Keine finanziellen oder sonstigen Begünstigungen entgegenzunehmen, wenn dafür vom Geber ein ungerechtfertigter Vorteil erwartet oder belohnt wird.
Verträge mit Drittparteien
Compliance-Aspekte bei Verträgen mit Drittparteien
Verbindliche Vorlagen für Verträge mit Drittparteien, die Vertriebsaktivitäten unterstützen, stehen - zusammen mit Erläuterungen und einer spezifischen Organisationsanweisung – allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Diese werden im Abschnitt unten beschriebenen, risikobasierten Ansatz kontinuierlich überprüft und verbessert. Aktuell beinhalten diese die folgenden zentralen Elemente:
- Abschluss von Verträgen mit Drittparteien, die Vertriebsaktivitäten unterstützen, erfordern stets eine Compliance-Genehmigung.
- Ausführliche und verständliche Antikorruptionsklausel, inkl. dem Recht zur Überprüfung.
- Recht von RUAG, bei Verstoss gegen das Korruptionsverbot durch die Drittpartei den Vertrag unverzüglich aufzulösen und Schadenersatz zu verlangen.
- Recht von RUAG auf eine regelmässige Berichterstattung über vergangene und bevorstehende Aktivitäten der Drittpartei. Kommt die Drittpartei dieser Plicht nicht nach, verfällt eine Konventionalstrafe und sie muss die Auflösung des Vertrages gewärtigen.
- Je nach spezifischer Risikoexponierung wird RUAG eine Erklärung durch einen unabhängigen, lokalen Rechtsexperten beibringen, mit welcher bestätigt wird, dass die Drittpartei ein nach anwendbarem Recht ordentlich statuiertes Unternehmen ist, die vertraglich vereinbarte Tätigkeit und auch die Entschädigung nach dem Recht, dem die Tätigkeit unterliegt, zulässig ist.
- Für die Provision von Agenten, in der Regel festgelegt durch einen Prozentsatz des vermittelten Vertragsvolumens, setzt RUAG eine obere Limite. Dazu sieht sie für Kundenverträge mit bedeutendem Volumen eine degressive Abstufung vor und verlangt immer eine Obergrenze der Kommission für den Agenten in absoluten Zahlen.
Due Diligence bei der Auswahl und Beauftragung von Drittparteien
In einem Standardprozess führt RUAG eine interne Risikobewertung der Compliance-Risiken durch, die mit Drittparteien verbunden sind, die Vertriebsaktivitäten unterstützen. Je nach spezifischer Risikoexponierung wird RUAG einen spezialisierten externen Dienstleister beauftragen, Hintergrundabklärungen der Drittpartei, ihren Gesellschaftern und anderen verbundenen juristischen und natürlichen Personen durchzuführen. Der gleiche Prozess findet Anwendung für die Verlängerung bestehender Verträge mit Agenten (oder spätestens nach drei Jahren).
Verträge mit Drittparteien, die Vertriebsaktivitäten unterstützen, dürfen nur auf Basis eines exakt vorgegebenen Vertragsmustertextes abgeschlossen werden. Der Mustervertrag für Agenten enthält u.a. Vorgaben hinsichtlich der Kommissionshöhe, der Zahlungsstelle für Kommissionen, der Pflicht des Agenten zur regelmässigen Berichterstattung und selbstredend auch eine effektive Korruptionsverbotsklausel.
Trade Compliance
RUAG, als Unternehmen im Eigentum der Schweizerischen Eidgenossenschaft, ist sich seiner Verantwortung als Anbieter von militärischen Anwendungen bewusst.
Unter militärische Anwendungen fallen namentlich die Ausfuhr von wehrtechnischen Produkten und die Erbringung von Dienstleistungen im wehrtechnischen Bereich für Kunden im Ausland (d.h. ausserhalb der Schweiz). RUAG hält sich an die lokalen Vorschriften der Ländern, in denen sie tätig ist und an die Schweizer Exportkontrollvorschriften, insbesondere an das Bundesgesetz über das Kriegsmaterial (KMG), das Bundesgesetz über die Kontrolle und militärisch verwendbarer Güter sowie besonderer militärischer Güter (GKG), das Bundesgesetz über die Durchsetzung von internationalen Sanktionen, Embargogesetz (EmbG), und das Bundesgesetz über im Ausland erbrachte private Sicherheitsdienstleistungen, (BPS).
RUAG liefert militärische und Dual-Use Anwendungen nur an identifizierte,
seriöse Geschäftspartner und leistet damit einen Beitrag zu Sicherheit, Unabhängigkeit und Stabilität.
Alle Ausfuhren militärischer und Dual-Use Anwendungen haben sich – unabhängig vom Standort, von dem aus sie erfolgen – im Rahmen des Völkerrechts, der internationalen Verpflichtungen der Schweiz und der Grundsätze der Schweizerischen Aussenpolitik zu bewegen.
Interessenskonflikte
Interessenskonflikte sind nicht nur eine Gefahr für RUAG als Unternehmen; sie begründen auch erhebliche Korruptionsrisiken. Andererseits haben alle Mitarbeitenden auch private Interessen und unterhalten private Beziehungen. Daher hat RUAG eine Richtlinie erlassen, die die Grundsätze für den Umgang mit tatsächlichen, potentiellen oder vermuteten Interessenskonflikten regelt, um negative Folgen für beide Seiten, den individuellen Mitarbeitenden und RUAG als Unternehmen, zu verhindern.
Als alleiniger Gesellschafter übt die Schweizer Eidgenossenschaft die Kontrolle über alle Entscheidungen der Generalversammlung. Dies beinhaltet auch die Wahl und die Entlohnung von Mitgliedern des Verwaltungsrates. In den Geschäftsberichten veröffentlicht RUAG Details zum Auswahlverfahren, der Ernennung und der Entlohnung von Mitgliedern des Verwaltungsrates. Ausserdem unterhalten Mitglieder des Verwaltungsrates keine Geschäftsbeziehungen zu RUAG.
Informationen und Informationssicherheit
RUAG verpflichtet sich, die durch Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeitende oder sonstige Anspruchsgruppen anvertrauten Informationen zu schützen und vertraulich zu behandeln.
Die Mitarbeitenden von RUAG sind verpflichtet, unternehmenseigene und -fremde Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, die ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit anvertraut werden oder ihnen anderweitig zur Kenntnis gelangen, vertraulich zu behandeln. Dies gilt insbesondere für Informationen zu Technologien oder Fabrikations-, Forschungs- und Entwicklungsvorgängen sowie für Betriebs- und Finanzdaten und Kundeninformationen.
Verhaltenskodex für Geschäftspartner
Als international tätige Unternehmensgruppe hat sich RUAG dem Grundsatz verpflichtet, ihre Geschäfte nach ethischen Prinzipien, nach geltendem Recht und in sozial verantwortlicher Weise zu führen. RUAG erwartet auch von ihren Geschäftspartnern, namentlich von ihren Kunden, Lieferanten, Dienstleistungserbringern und deren Beschaffungsketten, ein in jeder Hinsicht korrektes Verhalten. Um dies zu konkretisieren, legt RUAG gewisse Minimalstandards fest und gibt diese ihren Geschäftspartnern bekannt.
Der Verhaltenskodex für Geschäftspartner von RUAG bildet integrierenden Bestandteil unserer Verträge mit Dritten und ist für Geschäftspartner verbindlich. Das Dokument kann weiter unten im Downloadbereich heruntergeladen werden.
Schulungsmassnahmen
RUAG legt grossen Wert darauf, dass ihr Verhaltenskodex, ihr Engagement für korrektes, normenkonformes Verhalten und ihr Bestreben gegen die Korruption allen, die für sie arbeiten, bekannt sind und auch gelebt werden. Die einschlägigen Vorgaben stehen allen Mitarbeitenden in verständlicher Form zur Verfügung und werden entsprechend geschult.
Schulung erfolgen grundsätzlich für bestimmte Zielgruppen gemäss Hierarchiestufen und Aufgaben sowie den damit verbundenen Risiken. Es werden auch generelle Schulungen an allen RUAG Standorten weltweit mittels persönlicher Ansprache der Mitarbeitenden, den Kadermitgliedern und den Mitgliedern des Verwaltungsrates durchgeführt. Weitere Schulungen für sämtliche Mitarbeitende werden, wo sinnvoll, unter Einsatz von E-Learning Modulen durchgeführt.
Schulungen werden immer in allen erforderlichen Sprachen durchgeführt und die Zielgruppen werden in einem risikobasierten Ansatz definiert unter besonderer Berücksichtigung von Funktionen mit hoher Risikoexponierung, wie Kaderfunktionen, Marketing und Vertrieb, Einkauf, Government Relations, Personalwesen und Kommunikation.
Die Wirksamkeit und der Inhalt des Schulungs- und Kommunikationsprogramms wird kontinuierlich gemessen, überprüft und aktualisiert. Dies wird durch Rückmeldungen während der Diskussionen in den Workshops, persönliche Gespräche im Tagesgeschäft, Mitarbeiterbefragungen, die Messung der Abschlussquoten und des Antwortverhaltens auf bestimmte Abschnitte und Testfragen in E-Learnings, Ergebnisse interner und externer Audits und systematische Auswertungen der Fallstatistiken sichergestellt. Das Schulungs- und Kommunikationsmaterial wird mindestens alle drei Jahre umfassend überarbeitet.
Compliance Organisation
Die Funktion Head of Compliance ist verantwortlich für die Verankerung der internen Regeln von RUAG im gesamten Konzern durch die Implementierung und Einführung von Weisungen und Schulungen und für das Betreiben der Integrity Line.
Der Head of Compliance berichtet direkt und regelmässig an das Audit and Risk Committee, an den Verwaltungsrat und regelmässig in detaillierten persönlichen Updates an den Verwaltungsratspräsidenten. Der Aktionär wird im Rahmen von Quartalsberichten und -gesprächen sowie auch im Rahmen des Geschäftsberichts summarisch über Compliance-Themen orientiert.
Das Audit and Risk Committee und der Verwaltungsrat behalten die Oberaufsicht über das Compliance Programm unter besonderer Berücksichtigung des Programms gegen Bestechung und Korruption. Durch die regelmässigen Compliance-Updates des Head of Compliance sind diese Organe in der Lage, die Wirksamkeit der Compliance-Initiativen und der entsprechend implementierten Massnahmen zu beurteilen. Dies erfolgt unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Überprüfungen durch die internen und externen Revisionsstellen, so dass sichergestellt werden kann, dass die erforderlichen Anpassungen der Programme auch umgesetzt werden.
Sanktionen und Meldungen von Verstössen
Nach unseren Werten werden alle Mitarbeitenden ermutigt, Informationen über Verstösse gegen den Verhaltenskodex oder gegen anwendbares Recht umgehend zu melden. Verstösse gegen den Verhaltenskodex sind nicht hinnehmbar und werden durch angemessene Massnahmen sanktioniert.
Solche Massnahmen können je nach Schwere des Verstosses von Verwarnungen und Abmahnungen bis zu fristlosen Kündigungen sowie zivilrechtlichen Schadensersatzklagen und strafrechtlichen Anzeigen reichen.
Ein Verstoss gegen den Verhaltenskodex besteht auch darin, bewusst Verletzungen des Kodex durch andere zu ignorieren oder die Aufklärung von Verstössen zu erschweren.
Der Mitarbeitende sollte objektiven Grund zu der Annahme haben, dass die mitgeteilten Informationen und alle damit verbundenen Anschuldigungen im Wesentlichen wahr sind.
Mitarbeitende, die so in gutem Glauben bekannte oder vermutete Verstösse mitteilen, werden vor Repressionen geschützt. Jede Art von Repression gegen Mitarbeitende, die Verstösse nach diesen Grundsätzen mitteilen, ist ein eindeutiger und schwerer Verstoss gegen diesen Verhaltenskodex und wird angemessen sanktioniert.
Meldungen, die hingegen in der Absicht erfolgen, Kollegen oder Führungskräfte falsch zu beschuldigen, werden nicht toleriert. Ein solches Verhalten stellt ebenfalls einen Verstoss gegen diesen Verhaltenskodex dar und wird angemessen sanktioniert.
Kontakt und Integrity Line
Ein weiteres zentrales Element für die Bekämpfung von Korruption und anderer Unregelmässigkeiten ist die web-basierte RUAG Integrity Line. Mitarbeitende und Dritte könne diese Stelle weltweit nutzen wenn sie Unregelmässigkeiten und Verstösse vermuten oder beobachtet haben, oder wenn sie Fragen haben oder eine Beratung benötigen. Dieses Online Tool wird von einem externen Unternehmen betrieben und dient als Frühwarnsystem, um Compliance-Verstösse zu verhindern oder zu entdecken. Der Prozess hierfür ist klar geregelt: wenn ein Mitarbeitender Kenntnis von Unregelmässigkeiten erlangt, sollte die oder der Vorgesetzte die erste Ansprechperson und ein Compliance Officer (zB über die compliance(at)ruag.ch e-mail Adresse), die Personalabteilung oder die General Counsel zusätzliche Ansprechpersonen sein. Wenn eine solche Konversation aber unmöglich oder zur Zielerreichung ungeeignet sein, bietet die Integrity Line eine zusätzliche Möglichkeit, den Vorfall über die RUAG-Internetseite oder über https://ruag.integrityline.org – wenn gewünscht anonym – zu melden. Meldungen werden ausschliesslich durch die hierzu bestimmten RUAG-Spezialisten aus dem Compliance Team gesehen und bearbeitet.
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