Informations complémentaires sur la conformité
Pour RUAG, la confiance, l’intégrité et le respect mutuel sont des évidences dans la collaboration avec les clients et les partenaires. Nos relations commerciales sont toujours ouvertes, honnêtes et transparentes.
Jour après jour, nos spécialistes mettent tout en œuvre pour justifier la confiance qui nous est accordée. Nous agissons de manière responsable, nous tenons notre parole et nous respectons les règles.
Notre code de conduite n’est pas simplement un concept abstrait, mais un ensemble de règles sans équivoque qui concerne tous nos collaborateurs. Il nous aide à entretenir les valeurs et les principes clairs auxquels nous nous engageons – au sein de l’entreprise, mais aussi vis-à-vis des clients, des partenaires commerciaux, des fournisseurs, de la société, de la politique, des autorités et, surtout, de notre actionnaire, la Confédération suisse. Pour RUAG, un comportement n’est par conséquent admissible que s’il est autorisé par les lois et les prescriptions en vigueur et s’il est compatible avec ce code de conduite.
STRUCTURE JURIDIQUE DU GROUPE RUAG MRO ET RAPPORTS DE PROPRIÉTÉ (PARTICIPATIONS FINANCIÈRES)
La société RUAG MRO Holding SA (RUAG) est née en 2020 de la scission du groupe RUAG. Les sous-groupes issus de cette séparation, RUAG et RUAG International, sont deux groupes d’entreprises indépendants l’un de l’autre et aux orientations différentes.
Partenaire technologique de l’Armée suisse, RUAG fournit des prestations de service en matière de sécurité au Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports (DDPS). La Confédération suisse est l’actionnaire unique de RUAG et à ce titre, elle dirige directement le groupe d’entreprises par l’intermédiaire du DDPS. Sa base légale s’articule autour de la loi fédérale sur les entreprises d’armement de la Confédération (LEAC).
Pour découvrir comment la Confédération fait valoir ses intérêts auprès de RUAG MRO Holding SA:
Governance, Risk & Compliance
Haute direction
Le conseil d’administration est responsable de la haute direction et de la supervision de RUAG MRO SA. C’est lui qui mène à bien la gestion de l’entreprise.
Système de gestion de la conformité (GRC)
Le système de gestion de la conformité (Compliance Management System, CMS) à l’échelle du groupe est un cadre global permettant d’identifier, d’évaluer, d’atténuer et de surveiller activement les risques liés à la conformité et de garantir le respect des directives de conformité au sein du groupe. Le Head of Compliance est chargé de concevoir et de prendre les mesures nécessaires pour garantir le système de gestion de la conformité ainsi que de surveiller les risques y relatifs de manière indépendante. Il rend compte périodiquement à la direction, au comité d’audit et des risques et au conseil d’administration.
Le système de gestion de la conformité doit garantir que toutes les unités d’entreprise de RUAG MRO Holding SA se comportent de manière éthiquement correcte dans toutes leurs activités et qu’elles respectent à tout moment l’ensemble des lois et prescriptions applicables.
Comités
Le conseil d’administration de RUAG MRO Holding SA attribue la préparation et l’exécution de ses décisions ainsi que la surveillance des affaires à des comités. Ceux-ci sont habilités à procéder ou à faire procéder à des enquêtes sur toutes les affaires relevant de leur domaine de compétence. Ils peuvent également faire appel à des experts indépendants.
Le comité d’audit et de gestion des risques (Audit and Risk Management Committee, ARC) assiste le conseil d’administration dans sa supervision, notamment en ce qui concerne l’exactitude des comptes et le respect des prescriptions légales (y compris l’examen régulier du CMS).
Ce comité évalue la pertinence du système de contrôle interne et de la surveillance générale des risques commerciaux.
Code de conduite et autres directives à l'échelle du groupe
Avec le code de conduite et d’autres directives du groupe, comme par exemple le règlement anti-corruption du groupe, le conseil d’administration de RUAG MRO Holding SA s’assure que nous nous comportons de manière éthique dans toutes nos activités commerciales et dans tous les pays où nous sommes actifs et que nous respectons à tout moment l’ensemble des lois et prescriptions applicables.
Code de conduite pour les employés
Le code de conduite, dans sa version en vigueur, fait partie intégrante de chaque contrat de travail et est disponible dans toutes les langues de l’entreprise.
Code de conduite pour les partenaires commerciaux
Nous attendons également de nos partenaires commerciaux, notamment de nos clients, fournisseurs, agents, prestataires de services et de leurs chaînes d’approvisionnement, qu’ils se comportent correctement. Dans cette optique, des normes minimales sont définies dans le code de conduite pour les partenaires commerciaux.
INSTRUCTIONS ET PROCESSUS
Nous nous efforçons de faire en sorte que toutes les règles de conduite et tous les processus contraignants (instructions, règlementations, documents justificatifs) soient ancrés dans des directives correspondantes du groupe. Les exigences formelles relatives aux directives correspondantes sont réglées et documentées par écrit. Les directives du groupe sont contrôlées de manière formelle et ne doivent pas se contredire ni se concurrencer.
Nous avons mis en place des instructions et des processus relatifs à la conformité, qui font partie intégrante des contrats de travail. Les instructions sont régulièrement contrôlées par le Head Compliance et adaptées si nécessaire.
Univers de la tâche
Le Task Universe de RUAG est une représentation des différents thèmes importants en matière de conformité implémentés dans le CMS. RUAG a introduit des instructions et des processus basés sur les risques pour les thèmes qui y figurent et qui font partie intégrante des contrats de travail. Les instructions et les processus sont régulièrement contrôlés, en règle générale une fois par an, par le Head Compliance, et adaptés si nécessaire. Compliance gère un plan de formation et propose régulièrement des formations générales et basées sur les risques aux fonctions ou aux domaines présentant un risque lié à la conformité élevé.
En complément aux pratiques générales, des instructions détaillées du groupe et des processus appropriés sont mis en place dans les domaines pertinents en matière de conformité et sont représentés comme suit:
Éthique des affaires
Dans le cadre du Task Universe, le sous-domaine «Business Ethics» doit garantir que chez RUAG, nous agissons en accord avec nos valeurs et nos standards. Ceux-ci sont notamment incarnés par notre code de conduite, notre culture de l’intégrité et la prévention des conflits d’intérêts.
Conformité commerciale
La Trade Compliance englobe des aspects tels que les sanctions, les embargos et les contrôles à l’exportation. L’objectif est de s’assurer que les activités commerciales internationales et les processus d’approvisionnement sont conformes à toutes les dispositions et exigences légales.
Conformité commerciale
La Commercial Compliance s’occupe d’aspects liés à la conformité des tiers, à l’antitrust et à l’anti-corruption.
La conformité des tiers garantit que les agents, représentants, revendeurs et autres personnes ou entreprises impliqués pour soutenir les ventes et le Customer Support respectent les principes de conformité de RUAG, et en particulier ceux qui ont trait à la lutte contre la corruption.
Par ailleurs, RUAG s’engage en faveur d’une concurrence libre et loyale et exige le respect absolu de toutes les prescriptions en matière de droit antitrust. Aussi les prescriptions fondamentales du droit antitrust figurent-elles dans le règlement interne «Comportement conforme au droit antitrust dans le cadre de la concurrence».
Le règlement anti-corruption de RUAG MRO Holding SA relève de la responsabilité de la direction. Il est régulièrement contrôlé et adapté si nécessaire. Les risques de corruption et de pots-de-vin sont gérés et surveillés de manière globale par le Head Compliance dans le cadre de la gestion des risques liés à la conformité.
Des mesures de formation régulières, des enquêtes auprès des collaborateurs, des audits ainsi que des révisions en interne et en externe permettent de vérifier l’efficacité du programme, de l’adapter si nécessaire et d’en rendre compte au moins une fois par an au conseil d’administration.
Protection des données
Un autre domaine important du Task Universe est la protection des données, qui garantit que les systèmes et les données des utilisateurs sont protégés conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données.
Conformité des RH
La HR Compliance fait référence au respect des lois et réglementations du travail. En font notamment partie la protection des droits de la personnalité des collaborateurs, les dispositions anti-discrimination, la protection contre le mobbing et le harcèlement sexuel, mais aussi les vérifications des antécédents ainsi que le contrôle de l’engagement de personnel externe et des activités annexes. L’objectif est de garantir que RUAG est un employeur loyal et responsable qui respecte et protège les droits de ses collaborateurs.
Conformité financière
La Financial Compliance garantit que RUAG respecte les directives et les exigences légales dans toutes les activités financières telles que la prévention de la fraude, le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et la lutte contre la corruption. L’objectif est que les processus financiers et les transactions de RUAG soient transparents et conformes à la loi, et que RUAG et ses partenaires soient protégés contre des événements potentiellement dommageables.
Environment, Social, Governance
Le domaine Environment, Social, Governance porte sur la stratégie de durabilité de RUAG. Des aspects tels que la protection de l’environnement, la durabilité et la responsabilité sociale y sont pris en compte. Les aspects liés à la gouvernance, comme le respect des règles de gouvernance d’entreprise, sont également d’une importance capitale.
Formations
Le bon fonctionnement du système de conformité présuppose que les collaborateurs connaissent notre code de conduite ainsi que les instructions, et qu’ils soient en mesure d’appliquer l’ensemble des règles au quotidien. Cela nécessite la mise en place de formations régulières basées sur les risques et consacrées à la conformité. Le Head of Compliance veille à ce que les collaborateurs de RUAG MRO Holding SA soient formés sur les thèmes pertinents en matière de conformité.
Les formations de base consacrées à la conformité sont obligatoires pour tous les collaborateurs de tous les niveaux hiérarchiques. En font partie la formation de sensibilisation à la conformité (Compliance Awareness Training) ainsi des formations sur la lutte contre la corruption, l’intégrité personnelle, les conflits d’intérêts, y compris les activités annexes, la protection des données, la Trade Compliance ainsi que le whistleblowing.
En outre, des programmes de formation spécialement conçus sont mis en place dans les domaines présentant un risque accru. Ces formations sont elles aussi obligatoires. Les formations sont dispensées dans les langues des destinataires.
Les contenus des formations sont basés sur les instructions existantes et sont régulièrement mis à jour.
En règle générale, les formations pertinentes pour la conformité sont toutes organisées tous les deux ans.
Tiers
La collaboration avec des tiers impliqués dans le processus de vente – agents, revendeurs, distributeurs ou encore Business Consultants – présentant un risque de corruption accru, il est important d’effectuer au préalable un contrôle de la conformité basé sur les risques. Ce contrôle est effectué sous la supervision du Head of Compliance et avec le soutien de l’application web «Symfact Third Party Management», qui inclut des contrôles de la conformité automatiques dans la «Dow Jones Risk & Compliance Database». Dans le cadre de la législation applicable, des contrôles externes peuvent également être effectués par des experts indépendants. Ce processus de vérification de la diligence raisonnable est répété régulièrement – au minimum tous les trois ans si la relation contractuelle ne change pas.
Tout tiers impliqué dans le processus de vente doit être préalablement approuvé par le Head of Compliance ou refusé si les exigences en matière de conformité ne sont pas remplies.
Les tiers sont tenus de présenter des rapports d’activité trimestriels et de fournir des informations sur chaque contact d’un tiers avec un partenaire commercial.
Les paiements ne peuvent être effectués que sur un compte ouvert au nom de la partie contractante. Les relations de paiement sont régulièrement contrôlées. Les paiements par chèque ou en espèces ne sont pas autorisés.
RUAG travaille exclusivement avec des agents et des intermédiaires sélectionnés et contrôlés et a mis en place un ensemble de règles spécifiques pour encadrer les relations avec les agents, les conseillers et les revendeurs. Les partenaires commerciaux sont tenus de respecter le code de conduite de RUAG.
Pour la rémunération des agents, RUAG a instauré des limites en pourcentage ainsi que des plafonds pour les commissions des agents.
Le service d’approvisionnement de chaque société du groupe participe à l’établissement de nouvelles relations avec les fournisseurs et est responsable de la mise en œuvre des processus et des contrôles.
Le code de conduite pour les partenaires commerciaux de RUAG fait partie intégrante de chaque contrat. Il concerne aussi bien l’ensemble des sous-traitants que les fournisseurs. Chez les sous-traitants de nos fournisseurs, nous accordons une grande importance à la garantie de normes de lutte contre la corruption et les pots-de-vin et de processus appropriés.
En contrôlant régulièrement nos partenaires contractuels, nous nous assurons que ces dispositions font partie intégrante de la relation contractuelle (fournisseur–sous-traitant) tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Conflits d'intérêts et libéralités
Déclaration des conflits d'intérêts et publication des mandats (fonctions publiques)
Nous nous efforçons d’être un partenaire fiable et intègre, à la fois pour les parties prenantes internes et externes. Les conflits d’intérêts représentent un risque de corruption important, raison pour laquelle les collaborateurs de RUAG sont tenus de signaler tout conflit d’intérêt potentiel, en vertu du règlement du groupe sur les conflits d’intérêts.
Outre la description de cas de conflits d’intérêts concrets et potentiels, celui-ci comprend un processus uniforme permettant d’analyser les conflits d’intérêts potentiels et de surveiller les conflits d’intérêts avérés.
Dans le cadre du programme de formation consacré à la conformité, tous les collaborateurs sont formés aux risques concrets liés aux conflits d’intérêts.
Avant d’être engagées chez RUAG, les personnes qui occupent ou qui ont occupé au cours des derniers mois une fonction publique doivent faire l’objet d’un examen spécifique afin de détecter un conflit d’intérêts potentiel. L’organisation de cet examen relève de la responsabilité du Head of Compliance.
Sans autorisation préalable, les collaborateurs ne peuvent pas exercer de fonction publique.
RUAG a mis en place des instructions, des directives et des processus en interne pour régir l’octroi et l’acceptation de dons (cadeaux, invitations, dons politiques, sponsoring).
Nous appliquons une politique de tolérance zéro à l’égard de la corruption. En la matière, le règlement anti-corruption du groupe définit clairement les types de dons autorisés. Seuls sont autorisés les dons qui sont légaux, proportionnés, neutres, appropriés et transparents.
Outre le traitement des dons, le règlement du groupe édicte également des conditions claires et obligatoires concernant les manifestations, les dons d’argent et le sponsoring. Des règles contraignantes supplémentaires figurent dans l’instruction du groupe sur le sponsoring.
Des règles contraignantes supplémentaires figurent dans l’instruction du groupe sur le sponsoring.
RUAG ne s’implique pas dans des activités de lobbying politique, ne fait pas de dons à des partis politiques et ne sponsorise aucune manifestation politique.
Opérations offset
Dans le cadre de nos activités commerciales, nous concluons des transactions offset entrantes et sortantes. Pendant toute la durée d’utilisation des systèmes, et en notre qualité de centre de compétences pour le matériel de l’Armée suisse, nous utilisons notamment des affaires offset directes entrantes pour étoffer les capacités dont nous avons besoin en termes de maintenance des systèmes. En outre, en tant que partenaire technologique de l’Armée suisse, nous utilisons des affaires offset entrantes indirectes pour développer nos compétences pour la sécurité de la Suisse grâce à de nouvelles technologies. Ce faisant, nous agissons strictement suivant les directives de l’autorité nationale en matière d’offset. Dans le cas d’engagements offset sortants, nous utilisons dans la mesure du possible des projets offset directs afin d’habiliter directement le projet d’acquisition actuel et les utilisateurs des nouveaux systèmes. Si nous ne pouvons pas réaliser suffisamment de crédits par des projets directs sortants, nous essayons de soutenir, avec des partenaires stratégiques, des projets qui servent la sécurité du pays destinataire. Ce faisant, nous respectons strictement les directives et les lois du pays, et en particulier les directives des autorités compétentes en matière d’offset.
En tant qu’entreprise technologique suisse, nous orientons l’achat et la vente de produits et de capacités en fonction des besoins d’utilité industrielle et économique des clients internationaux. La politique et les règles en matière d’offset ont pour objectif de contribuer au développement économique, industriel et technologique du pays acheteur, que ce soit dans le domaine de la défense ou dans le domaine civil. Notre gestion des compensations, communément appelées «offset», mais qui englobent également la participation industrielle, est principalement guidée par les principes définis dans les codes internes, y compris le code d’éthique et de lutte anti-corruption de RUAG, et repose sur les réglementations nationales et internationales en vigueur.
Nous appliquons des pratiques de compensation coordonnées à l’échelle du groupe, basées sur un modèle d’entreprise autonome mais coopératif, qui allie partage des informations, transparence et cohérence dans l’élaboration des meilleures pratiques, développement professionnel et collaboration. Ce modèle d’entreprise crée un environnement approprié à la coordination par des groupes de travail opérationnels et stratégiques. Chez nous, les affaires offset sont gérées par une structure à trois niveaux:
Les Capture Managers des projets élaborent les projets offset avec le soutien technique du directeur Industrial Cooperation.
Le directeur Industrial Cooperation & Offset gère de manière centralisée les relations stratégiques avec les autorités et les parties intéressées de l’offset.
Le RUAG Offset Board coordonne et surveille le respect des instructions internes et externes et est responsable des projets offset entrants et sortants. Chaque activité est approuvée et traitée conformément aux processus internes de mise en place des activités
Les engagements en matière de compensation sont surveillés tout au long du cycle de vie au niveau de chaque département et coordonnés à un niveau central.
Le personnel du service de compensation et des fonctions connexes reçoit une formation portant sur la lutte contre la corruption. En outre, il existe un programme de sensibilisation aux solutions de compensation à de nombreux échelons de l’organisation.
Les partenaires impliqués dans des solutions de compensation sont soumis, avant l’admission d’une relation contractuelle et par la suite (en cas de modifications, d’extensions ou de renouvellements d’importance), à un examen détaillé de diligence raisonnable en matière de lutte contre la corruption et les pots-de-vin, conformément à une Sanctioned Party List, afin de vérifier tous les facteurs de risque liés à une corruption potentielle, y compris
la vérification des motifs légitimes de l’accord de compensation;
l’examen des aspects éthiques et de réputation;
l’identification du bénéficiaire final;
l’identification de tout conflit d’intérêts (y compris les relations familiales, personnelles ou professionnelles entre la contrepartie et/ou ses employés et les représentants du gouvernement).
En outre, les mêmes normes nationales et internationales d’éthique, de lutte contre la corruption et de conduite que celles que nous appliquons sont exigées de nos partenaires par le biais de clauses contractuelles spécifiques dans la convention de compensation. L’organisme de révision interne vérifie et rend compte de manière indépendante du respect des processus.
RUAG applique une approche de tolérance zéro à l’égard de la corruption et d’autres manquements graves aux règles de conformité. Les opérations de compensation présentant un risque accru de corruption, RUAG procède régulièrement, en règle générale une fois par an, à une évaluation interne des risques de conformité liés à des tiers et adapte si nécessaire les instruments de contrôle.
Canaux de signalement et dispositif d’alerte
Nous avons créé une instruction et un processus permettant de signaler les cas suspects. Les collaborateurs ont la possibilité de signaler des violations potentielles de la conformité à leur supérieur hiérarchique, aux RH ou à Compliance. Nous avons en outre introduit une Integrity Line gérée en externe. De cette manière, nous permettons à l’ensemble du personnel, mais aussi à des personnes externes, de faire un signalement (également de façon anonyme).
Qu’ils soient anonymes ou non, les signalements sont traités de la même manière. Nous nous engageons en faveur d’une culture active du «speak up» et interdisons quelque forme de représailles que ce soit à l’encontre des personnes qui font un signalement de bonne foi.
Par le biais d’enquêtes annuelles menées auprès des collaborateurs, nous vérifions la qualité et le degré de leur sensibilisation aux normes de whistleblowing de l’entreprise.
Enquête sur les cas suspects signalés en externe et en interne
RUAG prend très au sérieux les annonces de violations potentielles de la conformité. Par conséquent, chaque signalement fait l’objet d’une enquête, en particulier celles concernant les personnes mandatées – les prestataires de services, les fournisseurs, les agents et leurs sous-traitants. Les violations de la conformité par des partenaires contractuels ne sont pas tolérées. Elles peuvent entraîner la résiliation immédiate de la relation commerciale.
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