Conformité

Nous nous fixons des objectifs élevés, nous agissons de manière responsable, nous tenons notre parole et nous respectons les règles.

La conformité est notre responsabilité commune. Chaque collaborateur contribue personnellement au respect des règles et encourage l'intégrité par son engagement, afin de garantir un comportement éthique dans tous les domaines de l'entreprise.

Les cadres ont une responsabilité particulière à cet égard. Les cadres de RUAG ont pour mission principale de veiller à ce que les directives internes et externes soient respectées. L'attitude et le comportement des supérieurs ainsi que les mesures qu'ils prennent donnent le ton du comportement et de la culture chez RUAG.

COMPLIANCE MANAGEMENT SYSTEM (CMS)

Le système de gestion de la conformité (Compliance Management System, CMS) du groupe d'entreprises constitue un cadre global permettant d'identifier, d'évaluer, d'atténuer et de surveiller activement les risques de conformité et de garantir le respect des directives de conformité au sein du groupe d'entreprises. Le responsable de la conformité est chargé de concevoir et de prendre les mesures nécessaires pour garantir le CMS.

Le comité d'audit et des risques et le conseil d'administration conservent la supervision générale du programme de conformité. Grâce à des mises à jour régulières de la conformité, ces organes sont en mesure d'évaluer l'efficacité des initiatives de conformité et des mesures mises en œuvre pour y répondre. Cela se fait en tenant compte des résultats des examens effectués par les organes de révision internes et externes, de manière à s'assurer que les adaptations nécessaires des programmes sont mises en œuvre. L'actionnaire est brièvement informé des questions de conformité dans le cadre de rapports et d'entretiens trimestriels ainsi que dans le cadre du rapport annuel.

Notre système de gestion de la conformité (Compliance Management System, CMS) repose sur les principes de prévention, de détection et de réaction. L'identification précoce des risques de conformité, les formations pratiques et les directives claires permettent de réduire préventivement les comportements fautifs. Des enquêtes internes et un lanceur d'alerte aident à identifier les infractions, tandis que des contrôles réguliers garantissent le respect des réglementations. Les notifications sont traitées de manière confidentielle et conformément à la politique du groupe, des sanctions sont appliquées en cas de non-respect et des audits contribuent à l'amélioration des processus.

L'efficacité du programme de conformité est contrôlée par des mesures de formation régulières, des sondages auprès des collaborateurs, des audits ainsi que des révisions internes et externes et elle est adaptée si nécessaire.

Code de conduite

Le code de conduite est un ensemble de règles contraignantes qui s'appliquent à tous les collaborateurs et qui définissent des valeurs et des principes clairs. Il nous oblige à adopter un comportement conforme à la loi, tant en interne que dans nos relations avec les clients, les partenaires commerciaux, les fournisseurs, la société, le monde politique, les autorités et notre actionnaire, la Confédération suisse. Un comportement n'est admissible que s'il est conforme aux lois en vigueur et conforme à notre code de conduite.

Le code de conduite, dans sa version en vigueur, fait partie intégrante de chaque contrat de travail et est disponible dans toutes les langues de l'entreprise.

Code de conduite pour les partenaires commerciaux

En tant que groupe d'entreprises actif au niveau international, RUAG s'engage à gérer ses affaires de manière éthique, juridiquement correcte et socialement responsable. RUAG attend également de ses partenaires commerciaux - entre autres des clients, des fournisseurs et des prestataires de services - un comportement irréprochable. Pour concrétiser ces attentes, RUAG fixe certains standards minimaux qui sont portés à la connaissance de ses partenaires commerciaux. Le code de conduite pour les partenaires commerciaux fait partie des contrats avec des tiers et est obligatoire. Le document est disponible pour téléchargement.

Directives et processus

Toutes les règles de conduite et tous les processus contraignants sont ancrés dans des directives correspondantes (instructions, règlements, documents de soutien) pour le groupe d'entreprises. Les exigences formelles relatives aux prescriptions correspondantes sont réglées et documentées par écrit. Les prescriptions pour le groupe d'entreprises sont régulièrement contrôlées de manière formelle et ne doivent pas se contredire ni se concurrencer.

Contre la corruption et les pots-de-vin

RUAG adopte une approche de tolérance zéro vis-à-vis de la corruption et rejette fermement toute forme de pots-de-vin ou autres comportements corrompus.

Les cadeaux et les dons ne peuvent être donnés, reçus ou offerts que dans le cadre de l'hospitalité d'affaires et conformément aux principes de RUAG. RUAG n'effectue pas de dons à des partis politiques et il est interdit d'utiliser des gratifications pour influencer les décisions. Les dons excessifs ou inappropriés ne sont pas autorisés. En particulier, les paiements destinés à accélérer l'accomplissement d'obligations officielles sans marge d'appréciation (par exemple, les paiements de facilitation) sont interdits.

Nous mettons en œuvre notre engagement à lutter contre la corruption en prenant des dispositions appropriées. Cela implique notamment l'engagement personnel de chaque collaborateur ainsi que de nos partenaires contractuels à renoncer systématiquement à toute forme de corruption. En outre, nous formons nos collaborateurs et leur apportons notre soutien et nos conseils en cas de besoin. En présence de soupçons pertinents et concrets, nous sommes prêts à renoncer à une transaction commerciale.

Éviter les conflits d'intérêts

Les conflits d'intérêts ne représentent pas seulement un risque pour RUAG en tant qu'entreprise, mais aussi un risque potentiel de corruption. Étant donné que les collaborateurs ont aussi des intérêts et des relations privés, RUAG a mis en place une directive qui régit la gestion des conflits d'intérêts réels, potentiels ou présumés, afin d'éviter les conséquences négatives tant pour les collaborateurs que pour l'entreprise.

La réglementation comprend, outre la description des conflits d'intérêts concrets et potentiels, un processus uniforme pour l'examen des conflits d'intérêts potentiels et la surveillance des conflits d'intérêts constatés.

Tous les collaborateurs sont formés aux risques concrets liés aux conflits d'intérêts dans le cadre du programme de formation relatif à la conformité.

Relation avec des tiers

La collaboration avec des tiers présente un risque accru de corruption. Il est donc important d'effectuer au préalable un contrôle de conformité basé sur les risques. Celui-ci s'effectue au moyen d'une application Web, qui inclut des contrôles de conformité automatiques. Dans le cadre de la législation applicable, des audits externes peuvent également être réalisés par des experts indépendants. Ce processus de vérification de la diligence raisonnable est répété régulièrement, au plus tard tous les trois ans si la relation contractuelle n'a pas changé.

RUAG travaille exclusivement avec des agents et des intermédiaires sélectionnés et agréés et a mis en place un ensemble de règles spécifiques pour traiter avec les agents ainsi que les conseillers et les revendeurs. Les partenaires commerciaux sont tenus de respecter le code de conduite de RUAG. Le service d'approvisionnement de chaque société du groupe est impliqué dans l'établissement de nouvelles relations avec les fournisseurs et est responsable de l'implémentation des processus et des contrôles. Les tiers sont tenus de présenter des rapports d'activité trimestriels et de fournir des informations sur chaque contact d'un tiers avec un partenaire commercial.

En contrôlant régulièrement nos partenaires contractuels, nous nous assurons que ces dispositions font partie intégrante de la relation contractuelle (fournisseur - sous-traitant) tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

Mesures de formation

RUAG attache une grande importance à ce que les directives internes à l'entreprise soient connues de tous les collaborateurs et qu'elles soient activement appliquées. Les directives pertinentes sont mises à disposition sous une forme compréhensible et transmises via des formations ciblées.

Les formations sont délibérément dispensées en fonction des niveaux hiérarchiques, des tâches et des risques qui y sont liés. Elles sont réalisées en s'adressant personnellement aux collaborateurs, aux cadres et au conseil d'administration. En outre, lorsque cela s'avère utile, des formations supplémentaires sont proposées à l'ensemble du personnel via des modules d'apprentissage en ligne ainsi que des plateformes numériques.

L'efficacité et le contenu du programme de formation et de communication sont continuellement vérifiés et mis à jour grâce à des retours d'informations issus d'ateliers, d'entretiens personnels, d'enquêtes auprès des collaborateurs, de statistiques d'apprentissage en ligne, d'audits internes et externes et d'évaluations de cas.

Trade Compliance

RUAG, en tant qu'entreprise appartenant à la Confédération suisse, est consciente de sa responsabilité en tant que fournisseur d'applications militaires.

Nous respectons les réglementations locales des pays dans lesquels nous opérons et, indépendamment de l'emplacement des unités commerciales, les réglementations suisses en matière de contrôle des exportations, notamment la loi fédérale sur le matériel de guerre (LFMG), la loi fédérale sur le contrôle des biens militaires spécifiques (LCB), la loi fédérale sur l'application des sanctions internationales, la loi sur les embargos (LEmb), l'ordonnance sur l'exportation et le courtage de biens destinés à la surveillance d'Internet et de la téléphonie mobile (OESM) et la loi fédérale sur les prestations de sécurité privées fournies à l'étranger (LPPS).

Protection des données

La confiance est notre fondement

Dans un monde de plus en plus numérique, la protection des données est d'une importance capitale. RUAG prend très au sérieux la protection des données personnelles. La protection des données ne concerne pas seulement la direction de l'entreprise, mais aussi chaque individu, qu'il s'agisse d'un collaborateur, d'un client ou d'un partenaire. RUAG est consciente du fait que le traitement des données personnelles repose sur la confiance et que celle-ci constitue la base de nos relations.

La protection des données est un élément essentiel du champ d'action de la conformité, et nous la traitons avec la plus haute priorité. Afin de garantir une gestion efficace de la protection des données, RUAG dispose de coordinateurs de la protection des données qui opèrent dans leurs domaines respectifs. En outre, tous les collaborateurs sont régulièrement formés en fonction de leurs besoins, afin de favoriser en permanence la prise de conscience et les compétences en matière de protection des données. Un conseiller à la protection des données a également été nommé afin de soutenir la protection des données sous tous ses aspects.

Pour RUAG, il est essentiel que les données personnelles soient protégées avec le plus grand soin. Seule une utilisation responsable de l'information peut créer un environnement sûr.

Zwei Personen vor einem Bildschirm mit Laptop und Tablet

CANAUX DE RENSEIGNEMENT & DÉNONCIATION D'ABUS

Notre politique de valeurs encourage tous les collaborateurs à signaler rapidement toute information relative à des violations du code de conduite ou de la législation applicable. Nous nous engageons pour une culture active du «speak-up».

Les collaborateurs ont la possibilité de signaler toute violation potentielle de la conformité d'abord à leur supérieur hiérarchique, au responsable des ressources humaines ou au service de la conformité. Grâce à notre ligne de signalement «Integrity Line», les collaborateurs et les tiers peuvent signaler les irrégularités et les infractions suspectées ou observées, de manière anonyme s'ils le souhaitent. Les messages sont vus et traités exclusivement par les spécialistes de RUAG désignés à cet effet au sein de l'équipe de conformité.

Vers la «Integrity Line» de RUAG

Les collaborateurs qui signalent de bonne foi des violations connues ou suspectées sont protégés contre la répression. Toute forme de répression à l'encontre d'un collaborateur signalant des manquements à ces principes constitue une violation claire et grave du présent code de conduite et sera sanctionnée en conséquence.

RUAG prend très au sérieux les rapports concernant des violations potentielles de la conformité et examine chaque rapport, en particulier ceux concernant les prestataires de services, les fournisseurs, les agents et leurs sous-traitants. Les violations de la conformité par les partenaires contractuels ne sont pas tolérées et peuvent entraîner la dissolution immédiate de la relation d'affaires.