Weiterführende Informationen zu Compliance

Unsere Fachspezialistinnen und Fachspezialisten setzen täglich alles daran, das in uns gesetzte Vertrauen zu rechtfertigen. Wir handeln verantwortungsbewusst, stehen zu unserem Wort und befolgen die Regeln.

Der Code of Conduct ist nicht einfach ein abstrakter Begriff, sondern unser unmissverständliches Regelwerk, das alle Mitarbeitenden betrifft. Es hilft uns, die klaren Werte und Prinzipien zu pflegen, denen wir uns damit verpflichten – im Unternehmen selber wie auch gegenüber Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten, Gesellschaft, Politik, Behörden und nicht zuletzt gegenüber unserem Aktionär, der Schweizerischen Eidgenossenschaft. Ein Verhalten ist für RUAG also nur zulässig, wenn es nach den geltenden Gesetzen und Vorschriften erlaubt und mit diesem Verhaltenskodex vereinbar ist.

Governance, Risk & Compliance

Oberleitung

Der Verwaltungsrat ist verantwortlich für die Oberleitung und Oberaufsicht der RUAG MRO AG und setzt die Unternehmenssteuerung um.

Compliance Managementsystem (GRC)

Das konzernweite Compliance Management System (CMS) stellt ein übergreifendes Rahmenwerk dar, um Compliance Risiken aktiv zu identifizieren, beurteilen, mildern sowie zu überwachen und die Einhaltung der Compliance- Vorgaben im Konzern sicherzustellen. Der Head of Compliance ist verantwortlich für die Konzeption und das Ergreifen erforderlicher Massnahmen zur Sicherstellung des CMS sowie für die unabhängige Überwachung der Compliance Risiken. Er berichtet periodisch an die Geschäftsleitung, das Audit and Risk Committee und den Verwaltungsrat.

Mit dem CMS soll sichergestellt werden, dass sich alle Unternehmenseinheiten der RUAG MRO Holding AG in allen Aktivitäten ethisch korrekt verhalten und sich jederzeit an sämtliche anwendbaren Gesetze und Vorschriften halten.

Ausschüsse

Der Verwaltungsrat der RUAG MRO Holding AG weist die Vorbereitung und die Ausführung seiner Beschlüsse sowie die Überwachung von Geschäften Ausschüssen zu. Die Ausschüsse sind befugt, Untersuchungen in allen Angelegenheiten ihres Zuständigkeitsbereichs vorzunehmen oder in Auftrag zu geben. Sie können unabhängige Experten beiziehen.

Der Prüfungs- und Risikomanagementausschuss (Audit und Risk Management Committe- ARC) unterstützt den Verwaltungsrat in seiner Oberaufsicht, namentlich bezüglich die Korrektheit der Abschlüsse und der Erfüllung der rechtlichen Vorschriften (inkl. Regelmässige Prüfung des Compliance Management Systems).

Das  Audit and Risk Committee beurteilt die Zweckmässigkeit des internen Kontrollsystems und der allgemeinen Überwachung von geschäftlichen Risiken.

Drittparteien

Bei der Zusammenarbeit mit Drittparteien, die in den Verkaufsprozess involviert sind wie beispielsweise Agenten, Reseller, Distributoren sowie Business Consultants, besteht ein erhöhtes Korruptionsrisiko. Deshalb ist es wichtig, vorgängig einen risikobasierten Compliance Check durchzuführen. Dieser erfolgt unter der Aufsicht des Head of Compliance und mit Unterstützung der web-basierten Applikation «Symfact Third Party Management», welche automatische Compliance Checks bei der «Dow Jones Risk & Compliance Datenbank» einschliesst. Im Rahmen der anwendbaren Gesetzgebung können auch externe Prüfungen durch unabhängige Experten vorgenommen werden. Dieser Due Diligence Prüfprozess wird regelmässig, spätestens aber bei bestehender, unveränderter Vertragsbeziehung alle drei Jahre wiederholt.

Jede Drittpartei, die in den Verkaufsprozess involviert ist, ist durch den Head of Compliance vorgängig zu bewilligen oder entsprechend abzulehnen, sollten die Compliance Vorgaben nicht erfüllt sein.

Drittparteien sind verpflichtet, quartalsweise Tätigkeitsberichte zu erstatten und Auskunft zu jedem Kontakt einer Drittpartei mit einem Geschäftspartner zu geben.

Zahlungen dürfen nur auf ein Konto getätigt werden, das auf die Vertragspartei lautet. Die Zahlungsverbindungen werden regelmässig überprüft. Zahlungen mittels Scheck oder in bar sind nicht gestattet.

RUAG arbeitet ausschliesslich mit ausgewählten und geprüften Agenten und Vermittlern zusammen und hat ein spezifisches Regelwerk zum Umgang mit Agenten sowie Beratern und Wiederverkäufern implementiert. Geschäftspartner sind zur Einhaltung unseres RUAG Code of Conducts verpflichtet.

RUAG hat bei der Vergütung von Agenten prozentuale Limiten sowie Hard Caps für die Provisionen von Agenten implementiert.

Das Beschaffungswesen der jeweiligen Gruppengesellschaften ist bei der Aufnahme neuer Lieferantenbeziehungen beteiligt und verantwortlich für die Implementierung von Prozessen und Kontrollen.

Der Code of Conduct für Geschäftspartner der RUAG ist integrierender Bestandteil jeder Beauftragung und betrifft sowohl sämtliche Subunternehmen als auch Zulieferer. Die Sicherstellung angemessener Anti-Bestechungs- und Korruptions-Standards sowie entsprechender Prozesse bei Subunternehmen der Zulieferern ist uns ein grosses Anliegen.

Indem wir unsere Vertragspartnerinnen und -partner regelmässig überprüfen, stellen wir sicher, dass diese Bestimmungen durch die ganze Lieferkette hindurch integrierender Bestandteil der Vertragsbeziehung (Lieferant- Subunternehmen) sind.

Interessenskonflikte und Zuwendungen

Deklaration von Interessenskonflikten und Offenlegung von Mandaten (öffentliche Ämter)

Wir sind bestrebt, sowohl für interne als auch externe Anspruchsgruppen ein verlässlicher und integrer Partner zu sein. Interessenskonflikte stellen ein wesentliches Korruptionsrisiko dar, weshalb RUAG-Mitarbeitende  entsprechend der Konzernregelung Interessenskonflikt verpflichtet sind, mögliche Interessenskonflikte zu melden.

Die Regelung umfasst nebst der Umschreibung konkreter, potentieller Interessenskonflikte auch einen einheitlichen Prozess für die Prüfung von potentiellen sowie die Überwachung von festgestellten Interessenskonflikten.

Sämtliche Mitarbeitenden werden im Rahmen des Compliance Schulungsprogramms auf die konkreten Risiken in Bezug auf Interessenskonflikte geschult.

Personen, die ein öffentliches Amt innehaben oder in den vergangenen Monaten innehatten, sind vor einer etwaigen Anstellung bei RUAG hinsichtlich eines potentiellen Interessenskonflikts spezifisch zu überprüfen. Die Durchführung der Prüfung liegt im Aufgabenbereich des Head of Compliance.

Mitarbeitende dürfen nicht ohne vorherige Bewilligung ein öffentliches Amt bekleiden.

Für die Vergabe und Annahme von Zuwendungen (Geschenke, Einladungen, politische Spenden, Sponsoring) hat RUAG konzerninterne Weisungen, Richtlinien und Prozesse implementiert.

Wir verfolgen eine Nulltoleranz gegenüber Korruption. Diesbezüglich wird in der Konzernregelung Antikorruption klar geregelt, welche Arten von Zuwendungen erlaubt sind. Erlaubt sind ausschliesslich Zuwendungen, die rechtmässig, verhältnismässig, neutral, angemessen und transparent sind.

Nebst dem Umgang mit Zuwendungen beinhaltet die Konzernregelung auch klare und verbindliche Voraussetzungen betreffend Veranstaltungen, Spenden und Sponsoring. Zusätzliche verbindliche Regelungen finden sich in der Konzernweisung Sponsoring.

Zusätzliche verbindliche Regelungen finden sich in der Konzernweisung Sponsoring.

RUAG unterhält keine politischen Lobbyingaktivitäten, nimmt keine Spenden an politischen Parteien vor und sponsert keine parteipolitischen Anlässe.

Offset-Geschäfte

Wir gehen im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit inbound und outbound Offset-Geschäfte ein. Insbesondere nutzen wir direkte inbound Offset Geschäfte zum Aufbau der Fähigkeiten, die wir für die Instandhaltung der Systeme als Materialkompetenzzentrum der Schweizer Armee über die ganze Nutzungsdauer der Systeme brauchen. Zusätzlich nutzen wir indirekte inbound Offset Geschäfte um als Technologiepartner der Schweizer Armee durch neue Technologie unsere Kompetenzen für die Sicherheit der Schweiz aufzubauen. Wir richten dabei unser Handeln strikt an den Vorgaben der staatlichen Offsetbehörde. Bei Outbound Offsetverpflichtungen nutzen wir nach Möglichkeit direkte Offsetprojekte, um das aktuelle Beschaffungsvorhaben und die Nutzer der neuen Systeme direkt zu befähigen. Wenn wir nicht genügend Gutschriften durch direkte Outbound-Projekte realisieren können, versuchen wir mit strategischen Partnern Projekte zu unterstützen, die der Sicherheit des Empfängerlandes dienen. Dabei halten wir uns streng an die Vorschriften und Gesetze des Landes und insbesondere an die Vorgaben der jeweiligen Offset-Behörden.

Als Schweizer Technologieunternehmen orientieren wir uns beim Kauf und Verkauf von Produkten und Fähigkeiten an den industriellen und wirtschaftlichen Nutzenbedürfnissen der internationalen Kunden. Die Offset-Politik und -regeln zielen darauf ab, einen Beitrag zur wirtschaftlichen, industriellen und technologischen Entwicklung des Käuferlandes zu leisten, unabhängig davon, ob die Entwicklung im Verteidigungs- oder im zivilen Bereich angestrebt wird.  Unser Offset-Management, das allgemein als Offset bezeichnet wird, aber auch die Industriebeteiligung umfasst, richtet sich in erster Linie nach den Grundsätzen, die in den internen Kodizes, einschliesslich des Ethik- und Antikorruptionskodex von RUAG, festgelegt sind, und basiert auf den geltenden nationalen und internationalen Vorschriften.

Wir wenden konzernweit koordinierte Offset-Praktiken an, die auf einem autonomen aber kooperativen Geschäftsmodell mit gemeinsamen Informationen, Transparenz und Kohärenz bei der Erarbeitung von Best Practices, professioneller Entwicklung und Zusammenarbeit basieren. Dieses Geschäftsmodell schafft ein geeignetes Umfeld für die Koordination durch operative und strategische Arbeitsgruppen. Offset wird bei uns durch eine dreistufige Struktur verwaltet: 

• Die Capture Manager der Projekte erarbeiten durch fachliche Unterstützung des Leiters Industrial Cooperation die Offsetprojekte.
• Der Leiter Industrial Cooperation & Offset managet zentral die strategischen Beziehungen zu den Offset-Behörden und Interessengruppen
• Das RUAG Offset Board koordiniert und überwacht die Einhaltung der internen und externen Weisungen und verantwortet die inbound und outbound Offsetprojekte. Jedes Geschäft wird gemäss den internen Prozessen zu Geschäftsanbahnungen bewilligt und ausgeführt

Die Kompensationsverpflichtungen werden während des gesamten Lebenszyklus auf der Ebene der einzelnen Abteilungen überwacht und auf einer zentralen Ebene koordiniert. 

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kompensationsabteilung und der angrenzenden Funktionen erhalten Schulungen zur Korruptionsbekämpfung.  Darüber hinaus gibt es ein Programm zur Sensibilisierung für Offset-Lösungen auf vielen Ebenen der Organisation.

Partner, die an Offset-Lösungen beteiligt sind, werden vor der Aufnahme eines Vertragsverhältnisses und danach (bei wesentlichen Änderungen, Erweiterungen oder Erneuerungen) gemäss einer Sanctioned Party List einer detaillierten Due-Diligence-Prüfung zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption unterzogen, um alle mit potenzieller Korruption verbundenen Risikofaktoren zu überprüfen, einschliesslich

• Überprüfung der rechtmässigen Gründe für die Verrechnungsvereinbarung;
• Überprüfung der ethischen und reputationsbezogenen Aspekte;
• Identifizierung des Endbegünstigten;
• Ermittlung etwaiger Interessenkonflikte (einschließlich familiärer, persönlicher oder beruflicher Beziehungen zwischen der Gegenpartei und/oder ihren Mitarbeitern und Regierungsvertretern).

Darüber hinaus werden die gleichen nationalen und internationalen Ethik-, Anti-Korruptions- und Verhaltensstandards, die wir anwenden, durch spezifische Vertragsklauseln in der Offset-Vereinbarung von unseren Partnern verlangt. Die Interne Revision prüft und berichtet unabhängig über die Einhaltung der Prozesse. 

RUAG verfolgt einen Ansatz der Nulltoleranz gegenüber Korruption und anderer schwerwiegender Compliance- Verfehlungen. Da Offset-Geschäfte ein  erhöhtes Korruptionsrisiken aufweisen, führt RUAG regelmässig, in der Regel einmal jährlich, eine interne Risikobewertung der mit Drittparteien verbundenen Compliance- Risiken durch und passt bei Bedarf die Kontrollinstrumente an.

Meldekanäle & Whistleblowing

Wir haben eine Weisung sowie einen Prozess betreffend die Meldung von Verdachtsfällen implementiert. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, potentielle Compliance- Verstösse an ihren Vorgesetzten, HR oder an Compliance zu melden. Zudem haben wir eine extern geführte Integrity Line implementiert. Damit ermöglichen wir der Gesamtbelegschaft aber auch Externen (auch anonymisiert) Meldung zu erstatten.

Anonymisierte und nicht anonymisierte Meldungen werden gleichermassen behandelt und bearbeitet. Wir setzen uns für eine aktive «speak-up» Kultur ein und untersagen jegliche Repressalien gegenüber gutgläubigen Meldern.

Mittels jährlicher Mitarbeitenden-Umfragen prüfen wir die Qualität und den Sensibilisierungsgrad bezüglich der Whistleblowing- Standards des Unternehmens.

Untersuchung von extern und intern gemeldeten Verdachtsfällen

RUAG nimmt Meldungen zu potentiellen Compliance- Verstössen sehr ernst und geht jeder Meldung nach, insbesondere auch solche betreffend beauftragter Dienstleister, Lieferanten, Agenten und deren Zulieferer. Compliance- Verstösse durch Vertragspartner werden nicht geduldet und können die sofortige Auflösung der Geschäftsbeziehung zur Folge haben.