Compliance

Wir setzen uns hohe Ziele, handeln verantwortungsbewusst, stehen zu unserem Wort und befolgen die Regeln.

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Compliance ist unsere gemeinsame Verantwortung. Jeder Mitarbeitende trägt persönlich zur Einhaltung der Regeln bei und fördert durch sein Engagement Integrität, um ethisches Verhalten in allen Bereichen des Unternehmens zu gewährleisten.

Führungskräfte haben dabei eine besondere Verantwortung. Die Sicherstellung der Einhaltung der internen und externen Vorgaben ist eine zentrale Aufgabe aller Führungskräfte bei RUAG. Die Einstellung und das Verhalten der Vorgesetzten sowie die von ihnen getroffenen Massnahmen geben den Ton für das Verhalten und die Kultur bei RUAG vor.

COMPLIANCE MANAGEMENT SYSTEM (CMS)

Das Compliance Management System (CMS) der Unternehmensgruppe stellt ein übergreifendes Rahmenwerk dar, um Compliance Risiken aktiv zu identifizieren, zu beurteilen, zu mildern sowie zu überwachen und die Einhaltung der Compliance Vorgaben in der Unternehmensgruppe sicherzustellen. Der Head of Compliance ist verantwortlich für die Konzeption und das Ergreifen erforderlicher Massnahmen zur Sicherstellung des CMS.

Das Audit and Risk Committee und der Verwaltungsrat behalten die Oberaufsicht über das Compliance Programm. Durch regelmässige Compliance Updates sind diese Organe in der Lage, die Wirksamkeit der Compliance Initiativen und der entsprechend implementierten Massnahmen zu beurteilen. Dies erfolgt unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Überprüfungen durch die internen und externen Revisionsstellen, so dass sichergestellt werden kann, dass die erforderlichen Anpassungen der Programme umgesetzt werden. Der Aktionär wird im Rahmen von Quartalsberichten und -gesprächen sowie im Rahmen des Geschäftsberichts summarisch über Compliance Themen orientiert.

Unser Compliance Management System (CMS) basiert auf den Grundsätzen Prävention, Erkennung und Reaktion. Durch frühzeitige Identifikation von Compliance Risiken und praxisnahe Schulungen sowie klare Richtlinien wird Fehlverhalten präventiv gemindert. Interne Untersuchungen und ein Whistleblower System helfen, Verstösse zu erkennen, während regelmässige Kontrollen die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen. Meldungen werden vertraulich und gemäss der Richtlinie der Unternehmensgruppe behandelt, wobei bei Verstössen Sanktionen folgen und Audits zur Prozessverbesserung beitragen.

Die Wirksamkeit des Compliance Programms wird mittels regelmässiger Schulungsmassnahmen, Mitarbeiterbefragungen, Audits sowie internen und externen Revisionen überprüft und bei Bedarf angepasst.

Verhaltenskodex

Der Verhaltenskodex ist unser verbindliches Regelwerk, das alle Mitarbeitenden betrifft und klare Werte sowie Prinzipien festlegt. Es verpflichtet uns zu rechtskonformem Verhalten, sowohl intern als auch im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten, der Gesellschaft, Politik, Behörden und unserem Aktionär, der Schweizerischen Eidgenossenschaft. Ein Verhalten ist nur zulässig, wenn es den geltenden Gesetzen entspricht und mit unserem Verhaltenskodex vereinbar ist.

Der Verhaltenskodex bildet in seiner jeweils gültigen Fassung einen integrierenden Bestandteil jedes Arbeitsvertrages und ist in allen Unternehmenssprachen verfügbar.

Verhaltenskodex für Geschäftspartner

Als international tätige Unternehmensgruppe verpflichtet sich RUAG, ihre Geschäfte ethisch, rechtlich korrekt und sozial verantwortlich zu führen. Auch von ihren Geschäftspartnern – darunter Kunden, Lieferanten und Dienstleister – erwartet RUAG ein einwandfreies Verhalten. Zur Konkretisierung dieser Erwartungen legt RUAG bestimmte Minimalstandards fest, die ihren Geschäftspartnern bekannt gemacht werden. Der Verhaltenskodex für Geschäftspartner ist Teil der Verträge mit Dritten und verbindlich. Das Dokument ist im Downloadbereich verfügbar.

Weisungen und Prozesse

Sämtliche bindenden Verhaltensvorschriften und Prozesse werden in entsprechenden Vorgaben (Weisungen, Regelungen, unterstützende Dokumente) für die Unternehmensgruppe verankert. Die formellen Anforderungen an die entsprechenden Vorgaben sind schriftlich geregelt und dokumentiert. Vorgaben für die Unternehmensgruppe werden regelmässig formell kontrolliert und dürfen sich weder widersprechen noch gegenseitig konkurrenzieren.

Gegen Bestechung und Korruption

RUAG verfolgt einen Ansatz der Nulltoleranz gegenüber Korruption und lehnt jegliche Form von Bestechung oder anderem korrupten Verhalten strikt ab.

Geschenke und Zuwendungen dürfen nur im Rahmen der geschäftsüblichen Gastfreundschaft und gemäss den RUAG Regeln gegeben, empfangen oder angeboten werden. RUAG tätigt keine Parteispenden und es ist verboten, Zuwendungen zur Beeinflussung von Entscheidungen zu nutzen. Übertriebene oder unangemessene Zuwendungen sind nicht gestattet. Insbesondere sind Zahlungen zur Beschleunigung von Amtspflichten ohne Ermessensspielraum (z. B. Facilitation Payments) untersagt.

Wir setzen unser Bekenntnis zur Vermeidung von Korruption mit geeigneten Vorkehrungen um. Dazu gehört unter anderem die persönliche Verpflichtung jedes Mitarbeitenden sowie unserer Vertragspartner, auf jede Art von Bestechung konsequent zu verzichten. Zudem schulen wir Mitarbeitende und stehen ihnen bei Bedarf mit Rat und Tat zur Seite. Bei Vorliegen einschlägiger, konkreter Verdachtsmomente sind wir bereit, auf ein Geschäft zu verzichten.

Vermeidung von Interessenkonflikten

Interessenkonflikte stellen nicht nur ein Risiko für RUAG als Unternehmen dar, sondern auch eine potenzielle Korruptionsgefahr. Da Mitarbeitende auch private Interessen und Beziehungen pflegen, hat RUAG eine Richtlinie eingeführt, die den Umgang mit tatsächlichen, potenziellen oder vermuteten Interessenkonflikten regelt, um negative Auswirkungen sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen zu vermeiden.

Die Regelung umfasst nebst der Umschreibung konkreter, potenzieller Interessenskonflikte auch einen einheitlichen Prozess für die Prüfung von potenziellen sowie die Überwachung von festgestellten Interessenskonflikten.

Sämtliche Mitarbeitenden werden im Rahmen des Compliance Schulungsprogramms auf die konkreten Risiken in Bezug auf Interessenkonflikte geschult.

Umgang mit Drittparteien

Bei der Zusammenarbeit mit Drittparteien besteht ein erhöhtes Korruptionsrisiko. Deshalb ist es wichtig, vorgängig einen risikobasierten Compliance Check durchzuführen. Dieser erfolgt mit Unterstützung einer webbasierten Applikation, welche automatische Compliance Checks einschliesst. Im Rahmen der anwendbaren Gesetzgebung können auch externe Prüfungen durch unabhängige Expertinnen und Experten vorgenommen werden. Dieser Due Diligence Prüfprozess wird regelmässig, spätestens aber bei bestehender, unveränderter Vertragsbeziehung alle drei Jahre wiederholt.

RUAG arbeitet ausschliesslich mit ausgewählten und geprüften Agenten und Vermittlern zusammen und hat ein spezifisches Regelwerk zum Umgang mit Agenten sowie Beratern und Wiederverkäufern implementiert. Geschäftspartner sind zur Einhaltung des RUAG Verhaltenskodex verpflichtet. Das Beschaffungswesen der jeweiligen Gruppengesellschaften ist bei der Aufnahme neuer Lieferantenbeziehungen beteiligt und verantwortlich für die Implementierung von Prozessen und Kontrollen. Drittparteien sind verpflichtet, quartalsweise Tätigkeitsberichte zu erstatten und Auskunft zu jedem Kontakt einer Drittpartei mit einem Geschäftspartner zu geben.

Indem wir unsere Vertragspartnerinnen und -partner regelmässig überprüfen, stellen wir sicher, dass diese Bestimmungen entlang der ganzen Lieferkette integrierender Bestandteil der Vertragsbeziehung (Lieferant- Subunternehmen) sind.

Schulungsmassnahmen

RUAG legt grossen Wert darauf, dass die unternehmensinternen Vorgaben allen Mitarbeitenden bekannt sind und aktiv umgesetzt werden. Die relevanten Vorgaben werden in verständlicher Form bereitgestellt und durch gezielte Schulungen vermittelt.

Schulungen erfolgen bewusst nach Hierarchiestufen, Aufgaben und den damit verbundenen Risiken. Sie werden durch persönliche Ansprache der Mitarbeitenden, Kadermitglieder und des Verwaltungsrats durchgeführt. Darüber hinaus werden, wo sinnvoll, zusätzliche Schulungen für alle Mitarbeitenden über E-Learning Module sowie digitale Plattformen angeboten.

Die Wirksamkeit und der Inhalt des Schulungs- und Kommunikationsprogramms werden kontinuierlich durch Feedback aus Workshops, persönlichen Gesprächen, Mitarbeitendenbefragungen, E-Learning Statistiken, internen und externen Audits sowie Fallauswertungen überprüft und aktualisiert.

Trade Compliance

RUAG, als Unternehmen im Eigentum der Schweizerischen Eidgenossenschaft, ist sich seiner Verantwortung als Anbieter von militärischen Anwendungen bewusst.

Wir halten uns an die lokalen Vorschriften der Länder, in denen wir tätig sind und, unabhängig vom Standort der Geschäftseinheiten an die Schweizer Exportkontrollvorschriften, insbesondere an das Bundesgesetz über das Kriegsmaterial (KMG), das Bundesgesetz über die Kontrolle von besonderen militärisch verwendbaren Gütern (GKG), das Bundesgesetz über die Durchsetzung von internationalen Sanktionen, Embargogesetz (EmbG), Verordnung über die Ausfuhr und Vermittlung von Gütern zur Internet- und Mobilfunküberwachung (VIM) sowie das Bundesgesetz über im Ausland erbrachte private Sicherheitsdienstleistungen (BPS).

Datenschutz

Vertrauen ist unser Fundament

In einer zunehmend digitalen Welt ist Datenschutz von zentraler Bedeutung. RUAG nimmt den Schutz von Personendaten sehr ernst. Datenschutz betrifft nicht nur die Unternehmensführung, sondern jeden einzelnen – sei es als Mitarbeitende oder Mitarbeitender, Kunde oder Partner. RUAG ist sich bewusst, dass der Umgang mit Personendaten Vertrauen erfordert, und dieses Vertrauen ist die Grundlage unserer Beziehungen.

Datenschutz ist ein wesentlicher Bestandteil des Compliance Aufgabenbereichs, den wir mit höchster Priorität behandeln. Zur Sicherstellung eines effektiven Datenschutzmanagements verfügt RUAG über Datenschutz-Koordinatoren, die in ihren entsprechenden Bereichen tätig sind. Darüber hinaus werden alle Mitarbeitenden entsprechend ihres Bedarfs regelmässig geschult, um das Bewusstsein und die Kompetenzen in Bezug auf Datenschutz kontinuierlich zu fördern. Um den Datenschutz in allen Belangen zu unterstützen, wurde zudem ein Datenschutzberater ernannt.

Für RUAG ist es essenziell, dass Personendaten mit grösster Sorgfalt geschützt werden. Nur durch einen verantwortungsbewussten Umgang mit Informationen kann ein sicheres Umfeld geschafft werden.

Zwei Personen vor einem Bildschirm mit Laptop und Tablet

MELDEKANÄLE & WHISTLEBLOWING

Nach unseren Werten werden alle Mitarbeitenden ermutigt, Informationen über Verstösse gegen den Verhaltenskodex oder gegen anwendbares Recht umgehend zu melden. Wir setzen uns für eine aktive «speak-up» Kultur ein.

Mitarbeitende haben die Möglichkeit, potenzielle Compliance Verstösse zunächst an ihren Vorgesetzten, HR-Manager oder an Compliance zu melden. Über unsere Hinweisgeberlinie «Integrity Line» können Mitarbeitende und Dritte vermutete oder beobachtete Unregelmässigkeiten und Verstösse melden, auf Wunsch auch anonym. Meldungen werden ausschliesslich durch die hierzu bestimmten RUAG Spezialistinnen und Spezialisten aus dem Compliance Team gesehen und bearbeitet.

Zur RUAG «Integrity Line»

Mitarbeitende, die in gutem Glauben bekannte oder vermutete Verstösse mitteilen, werden vor Repressionen geschützt. Jede Art von Repression gegen Mitarbeitende, die Verstösse nach diesen Grundsätzen mitteilen, ist ein eindeutiger und schwerer Verstoss gegen diesen Verhaltenskodex und wird angemessen sanktioniert.

RUAG nimmt Meldungen zu potenziellen Compliance- Verstössen sehr ernst und geht jeder Meldung nach, insbesondere auch solche betreffend beauftragter Dienstleister, Lieferanten, Agenten und deren Zulieferer. Compliance- Verstösse durch Vertragspartner werden nicht geduldet und können die sofortige Auflösung der Geschäftsbeziehung zur Folge haben.